Los dolores de cabeza de un responsable de back office tienen múltiples factores. Desean ofrecer más apoyo a sus empleados, identificar los factores que reducen sus operativas, y sobre todo, lograr los objetivos propuestos a través de un uso adecuado de los recursos. A continuación, veremos algunos de los problemas más comunes de los responsables de back office y cómo un sistema automatizado puede facilitar soluciones.
Desconocimiento de ineficiencias del sistema
Las ineficiencias del back office de muchas empresas tienen un impacto en toda la cadena de valor de un negocio, y por tanto, reduce los niveles de productividad en sus distintos niveles, finalizando con un daño a la imagen exterior y la percepción con los clientes. Por tanto, un gerente de las operaciones de back office debe identificar los factores ineficientes.
Un sistema de back office debe ser inteligente, y por inteligencia se debe entender la utilización de recursos con la menor cantidad de costes y el mayor rendimiento posible. Ante ello, la tecnología ofrece una alternativa importante de inteligencia al sistema de back office de una empresa. Si bien la tecnología en el front office garantiza una mejor percepción del cliente, su uso en el back office puede generar mayor agilidad.
Problemas de productividad laboral
La concentración es un factor importante para aquellos colaboradores encargados del back office: conteo de dinero, cierres y cuadres de caja, disposición de efectivo. Un sistema de back office inteligente cuenta con las tecnologías suficientes que permiten reducir el error humano. Esto permite tener un sistema eficiente y de calidad.
Sin embargo, la inteligencia artificial que brinda la tecnología al sistema de back office necesita ser dirigida para lograr objetivos concretos. La tecnología también contribuye a que los colaboradores se hagan más inteligentes, tomen mejores decisiones - sobre todo- se enfoquen en nuevas tareas que demandan atención y prioridad. La automatización simplifica y reduce las operaciones de contabilidad, elimina las ineficiencias manuales, generando mayores productividades en otros sectores estratégicos.
Resistencia a la transformación digital
Existen colaboradores dedicados al back office que se resisten a la transformación digital por temor a perder su puesto de trabajo. Si bien la tecnología reduce los errores, ofrece garantías de seguridad y optimiza los recursos; la combinación entre máquinas y personas es la que ofrece mejores resultados que trabajos por separado.
Además, las tareas operativas se caracterizan por ser repetitivas y rutinarias. Con la tecnología, las empresas tienen la oportunidad de centrarse en actividades de valor humano añadido que permitan incrementar la cantidad de clientes. Es decir, un sistema de back office automatizado no destruye puestos de trabajo, sino reformula de manera eficiente las actividades de los colaboradores.
Problemas de seguridad en la gestión de efectivo
En la gestión de efectivo, los hurtos son un riesgo latente. Por ello, un sistema de back office automatizado permite tener un ciclo cerrado de gestión de efectivo que garantiza seguridad, reduce la manipulación y mejora las rentabilidades. La inversión de transformación digital tiene un impacto directo en las finanzas.
La inversión de tu negocio en seguridad será más estable y tendrá efecto inmediato. Con un sistema de back office automatizado, los empleados utilizarán un código que permitirá identificar las acciones que realicen y los movimientos de dinero.
Falta de articulación entre back office y front office
Un problema usual en la gestión de efectivo en las organizaciones es el flujo de información y la jerarquía con la que esta información se transmite. Lo ideal es que se establezca una jerarquía Front-to-back que asegure el procesamiento de información recogida del Front Office hacia el back office. Al tener un adecuado procesamiento de la información, se pueden tomar mejores decisiones que permiten optimizar costes.
Además, un sistema de back office eficiente tiene un efecto multiplicador sobre la cadena de valor que eleva productividades y finalmente beneficia a los clientes finales. La articulación entre el back office y front office permite tener clientes satisfechos y contentos, con lo cual existen grandes probabilidades de que retornen.
La gran tarea de los responsables de back office es mantener altos niveles de productividad con un equilibrio de costes. La productividad y la eficiencia son los objetivos de toda empresa. Para ello, la tecnología ofrece una gran oportunidad. Si te ha interesado esta información, te invitamos a descargar nuestra Guía gratuita para mejorar la rentabilidad de tu negocio.
