Los excesivos plazos para cuadrar caja no solo pueden afectar tus costes mediante el pago de horas extras a tus cajeros, sino también son sinónimo de que la gestión del efectivo en tu negocio presenta algunos errores. ¿Las cifras no cuadran y no encuentras las razones? Existen algunos métodos para lograr cifras exactas y reducir los tiempos de los cuadres de caja a la vez. A continuación te recomendamos algunos de ellos.
Inicia el cierre de cajas 30 minutos antes del cierre de tienda
Si tiene varios terminales de caja abiertos, puedes iniciar el cuadre de una de tus cajeros 30 minutos antes del cierre de la tienda. Son pocos los clientes que permanecen en tienda hasta los últimos minutos de atención, así que los cajeros habilitados podrán atender a los últimos clientes.
Mientras realices los cuadres de caja con más anticipación, podrás detectar los problemas con más tiempo para solucionarlos y no excederte de la hora de salida de tus trabajadores. No siempre será posible aplicar esta estrategia, lo ideal es ejecutarla de manera oportuna para no afectar la atención a los clientes ni la gestión del efectivo.
Realiza retiradas periódicas de dinero
Si una caja está abierta todo el turno de un trabajador, los cajones estarán repletos de efectivo. Al final del día, realizar el conteo del dinero tardará mucho tiempo. Por tanto, es necesario que realices retiradas de cantidades importantes de efectivo cada 2 o 3 horas. Debes tener especial atención cuando exista gran afluencia de clientes.
Con una o dos retiradas de efectivo, al final del día los cajeros podrán contabilizar los billetes y monedas con mayor rapidez, lo que te permitirá realizar cuadres de caja más rápidos y precisos sin afectar la gestión del efectivo.
Permite que tus cajeros organicen sus billetes y monedas
Es importante que tus cajeros organicen sus billetes y sus monedas para facilitar el conteo inicial de efectivo que se realiza en el cuadre de caja. Esta contabilidad se debe realizar en los minutos libres previos al cuadre de caja. Sin embargo, deben procurar no exponer el dinero de tal manera que se generen pérdidas o hurtos.
Establece turnos pasado el horario de cierre de tienda
En el caso de que alguno de tus cajeros tenga constantes problemas en el cuadre de caja y no logre mantener una adecuada gestión del efectivo, establece horarios de trabajo con 20 o 30 minutos adicionales a su hora de salida. Recompensa estos minutos en su horario de entrada. De tal forma evitarás pagos adicionales por horas extras.
Apertura cajas de acuerdo a la demanda
Como en todo negocio, existen días en los que la baja afluencia de clientes es evidente. En ese caso, evita abrir todos los terminales de caja disponibles en tu tienda y así, ahorrarás tiempo en el cuadre. El ahorro de terminales de caja te permitirá gestionar el efectivo de manera eficiente y evitar la manipulación de dinero.
Los cajeros podrán dedicarse a otras labores como la atención a clientes, labores de inventario o reposición.
Nombra un asistente de cierre de cajas
Confía la responsabilidad de ser asistente de cuadre de cajas en uno de tus trabajadores. Te permitirá realizar el conteo de efectivo de manera más rápida y eficiente, y te garantizará una adecuada gestión del dinero. Este colaborador será tu mano derecha y deberá tener experiencia en el manejo de dinero para evitar pérdidas, así como detectar billetes o monedas falsas que se hayan recibido.
Utiliza máquinas contadoras de billetes y monedas
Al igual que lo hacen los bancos, utiliza máquinas que te permitan contar los billetes de forma rápida y segura. También existen máquinas para contabilizar las monedas.
El uso de estas máquinas podría reducir considerablemente los tiempos de los cuadres de caja, así como la detección de billetes y monedas falsas.
Utiliza un sistema de gestión automatizada de efectivo
La tecnología te solucionará el problema de los cuadres de caja. Los cajones de seguridad te garantizan un adecuado manejo de dinero y además las máquinas no reciben billetes ni monedas falsas. Puedes monitorizar los ingresos de efectivo, así como la cantidad de dinero disponible en la máquina.
Además, ya no será un cajero quien manipule la máquina, pues ésta puede realizar los cobros y entregar el cambio autónomamente. De esta forma, eliminarás el exceso de tiempo en los cuadres de caja y éstos serán perfectos.
Evalúa estas 8 opciones que te permitirán ahorrar tiempo y costes cuando realices los cuadres de caja en tu negocio. Elige la que mejor te convenga y podrás apreciar la influencia que tendrá sobre tus beneficios.
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