Según un análisis hecho por Ovum en 2016, existen cerca de 32 millones de puestos de trabajo de back office en el mundo. Si bien es un área importante para las empresas, la tendencia empresarial apunta a optimizar la fuerza de trabajo con distintas estrategias.
Para algunas empresas generar mejores rendimientos está en la correcta gestión de los recursos humanos con programas de gestión del talento, gestión de conocimientos o gestión de la calidad. Sin embargo, para otras empresas, la apuesta es integrar la tecnología al back office y así elevar la productividad de la empresa con menores costes.A continuación, te explicamos algunas de las estrategias para implementar la tecnología al back office de tu empresa:
Gestión de documentos electrónicos
La transformación tecnológica inicia en el cambio del papel al ámbito digital. Cada vez son más las empresas, en especial en el sector financiero, cuyo flujo de trabajo es más rápido a partir del uso de software para generar documentos digitales. La documentación electrónica también permite evitar la acumulación de grandes expedientes y balances que ocupan el espacio en las oficinas.
Una digitalización documentaria no solo ahorra costes en impresoras y papel, sino también ahorra tiempo en la clasificación, combinación y separación de documentos. Muchas compañías han trasladado la digitalización documentaria también a sus clientes. Por ejemplo, emiten recibos electrónicos, estados de cuenta, documentos, solicitudes, entre otros.
Uso del Big Data
El big data, es decir la capacidad de recopilar, procesar y analizar grandes cantidades de datos, también pueden tener un gran impacto en la cadena de back office. Con la digitalización documentaria, muchas corporaciones han optado por clasificar y recolectar datos para luego analizarlos y establecer patrones de comportamiento que ayuden a tomar decisiones acertadas.
Por ejemplo, patrones de compras de los clientes, gestión de la logística en la cadena de suministro. Con un adecuado manejo de datos, una compañía puede aumentar la eficiencia, reducir el fraude y garantizar el cumplimiento de los objetivos propuestos. De igual forma, quienes decidan realizar auditorías contables podrán realizarlas de manera más rápida y eficiente para controlar los recursos de una empresa.
Explotar las posibilidades del e-commerce
Empezar a explotar las posibilidades del e-commerce supone una alternativa para diversificar los ingresos de una empresa. También es una oportunidad para digitalizar pagos y así evitar la manipulación del efectivo, logrando una gestión del back office con mayores niveles de seguridad. El e-commerce también permite crear nuevas líneas de negocio para una empresa.
Tener una tienda online también permite recoger datos y realizar perfiles de los compradores de internet. Al lograr obtener una base de datos, se pueden tomar decisiones más certeras que permitan preparar ofertas oportunas para los clientes. Esto implica establecer un plan de convergencia entre las distintas divisiones de la compañía con la finalidad de optimizar el trabajo en equipo.
Digitalización del back office
La inteligencia artificial también es capaz de hacer la propia gestión de back office por sí sola. Las soluciones de digitalización del back office pueden aumentar la productividad de las operaciones y disminuir los costes a la vez. Los tiempos de gestión de back office se reducen de manera considerable sin que esto signifique falta de efectividad.
El área de back office ya no demandará una gran fuerza laboral y, por el contrario, los procesos serán rápidos, seguros y eficaces. Las empresas que utilizan estos sistemas suele enfocarse más en brindar una adecuada atención a sus clientes. Aunque de manera indirecta, un back office productivo genera clientes satisfechos.
Estas estrategias se han vuelto una tendencia en las principales compañías del país. La tecnología se ha convertido en un aliado, no solo para ofrecer un mejor servicio a los clientes, sino también para generar procesos más eficientes, seguros y rápidos. La digitalización de los procesos es el mayor reto que enfrentan las compañías y aquellas que logren adaptarse rápidamente, sacarán ventaja de la competencia. Para saber cómo optimizar la gestión de efectivo en el back office ingresa aquí.
