La inversión de tiempo, recursos y personas que implica un sistema de back office tradicional puede verse simplificado con la decisión de implementar un back office automatizado. Existen al menos cuatro características por la que un cambio de sistema tendrá un impacto significativo en tu empresa. Además, existen fundadas razones para que decidas innovar.
A continuación, te explicamos cómo se diferencia un sistema automatizado de back office de un sistema tradicional:
Digitalización de los procesos
El sistema tradicional de back office no solo demanda mayor personal, mayor tiempo y mayor espacio. También implica llevar contabilidades manuales, documentos, balances, archivos, tickets, y evaluaciones periódicas de los balances de la empresa. Sin embargo, existe una alternativa que te puede ofrecer ventajas frente a la competencia
Además, los cuadres de caja son inmediatos y contabiliza cada transacción realizada en Back Office durante la jornada. La digitalización de los procesos de back office también tiene impacto en toda la cadena de valor.
Reducción de tiempos y errores
Con las prácticas de un sistema tradicional de back office, la parte más compleja es el cuadre de caja al final de cada jornada. Al realizar el conteo de billetes y monedas, peor aun cuando se trata de grandes cantidades de dinero, existe gran tendencia al error. Eso obliga a realizar hacer nuevos conteos de dinero para tener la seguridad de tener la cifra exacta. No solo eso, también debe coincidir con las cantidades de las ventas realizadas durante la jornada.
Al reducir los tiempos en los procesos, también es posible realizar una medición y un control sobre la duración de ciertas tareas de back office. Con flujos de trabajos operacionales establecidos, tendrás una visión más amplia del desempeño y de la productividad del back office. No solo eso, un sistema de back office automatizado reduce al mínimo posible los riesgos de hurtos y garantiza la seguridad al evitar la manipulación del dinero.
Mejor experiencia del cliente
La automatización del sistema back office tiene un impacto positivo en toda la cadena de valor -que finalmente se traduce- en un mejor servicio al cliente, un factor de vital importancia para cualquier empresa. Según un estudio de McKinsey[1], al mejorar la eficiencia del back office y al llevar la efectividad promedio hasta el front office, se puede aumentar el margen neto de la empresa hasta en dos puntos porcentuales.
“Una mayor efectividad en el back office puede incluso contribuir a una mayor eficiencia. Dentro de la función de finanzas, por ejemplo, prestar más atención a la solvencia de los clientes y establecer ciclos de pago más cortos (ganancias de efectividad) ayuda a reducir la necesidad de saneamientos y hacer que la contabilización en las cuentas sea más sencilla (mayor eficiencia)”, dice el informe elaborado por la consultora internacional de negocios.
Empleados productivos
El error humano es un factor que no solo demanda una reinversión de tiempo, sino también genera gastos y, por ende, disminuye la productividad de los empleados. En un sistema de back office tradicional, el error humano no es solo una posibilidad, sino un riesgo latente.
Con un sistema automatizado de back office, las labores operativas y repetitivas que generan estrés en los empleados será realizada de manera eficiente y efectiva por la tecnología. Por lo tanto, es la oportunidad que necesitan los empleados para ser reubicados en labores que les permitan encontrar sus niveles más altos de producción en beneficio de tu negocio.
La decisión de cambiar de un sistema tradicional de back office a un sistema automatizado está en tus manos. Lo cierto es que la decisión puede ser trascendental no solo para una adecuada gestión de efectivo en tu negocio, sino para elevar las capacidades de tus empleados, la satisfacción de tus clientes, la seguridad de tu negocio, entre otros factores. Si te ha interesado, te invitamos a descargar nuestra Guía, Back Office: Cómo automatizar y controlar grandes volúmenes de dinero de efectivo.
